會(huì)議是管理者開展管理工作的必要媒介，是每個(gè)管理者必須重視的問題。美國(guó)國(guó)際決策中心曾對(duì)全球3000家大型企業(yè)的CEO做過(guò)調(diào)查，結(jié)果顯示，這些領(lǐng)導(dǎo)80%的工作時(shí)間都花在了開會(huì)上。由此可見，如果總經(jīng)理不具備一定的會(huì)議管理能力，將會(huì)大大降低其工作效率，影響企業(yè)的管理。

要有效管理會(huì)議，提高會(huì)議質(zhì)量，首先要知道是什么原因?qū)е聲?huì)議達(dá)不到預(yù)期效果?？梢詮臅?huì)議的方式和內(nèi)容入手，考慮人、事、衣、地等因素，征求相關(guān)人員的意見，進(jìn)而找出會(huì)議無(wú)效的原因。

(1)會(huì)議目標(biāo)不明確。

總經(jīng)理會(huì)議可以分為許多目的，如信息交流、重點(diǎn)實(shí)施跟蹤、政策宣布、信息通報(bào)、討論和聽取報(bào)告。總經(jīng)理在召開會(huì)議之前，一定要明確召開會(huì)議的真實(shí)目的和想要達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)。

(2)沒有議程設(shè)置。

議程的設(shè)置直接影響會(huì)議預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。如果總經(jīng)理在沒有確定議程的情況下匆忙召開會(huì)議，會(huì)導(dǎo)致與會(huì)者各說(shuō)各的話，在會(huì)議過(guò)程中漫無(wú)目的。因此，無(wú)論會(huì)議的形式和會(huì)期長(zhǎng)短如何，都應(yīng)該盡早設(shè)定議程，這樣會(huì)議才能更快進(jìn)入主題，與會(huì)者才能明白自己需要扮演的角色。

(3)參與者不知道角色功能。

通知了參加會(huì)議的員工，他們不知道為什么會(huì)被列為參會(huì)人員，也不清楚會(huì)議的內(nèi)容和要做哪些準(zhǔn)備。正是因?yàn)槭孪炔恢雷约旱慕巧?，所以在?huì)議中無(wú)法積極主動(dòng)，更不用說(shuō)及時(shí)回應(yīng)會(huì)議內(nèi)容了。因此，總經(jīng)理在召開會(huì)議時(shí)，要提前告知與會(huì)者會(huì)議的主題，讓與會(huì)者明確自己的角色。

(4)意見不被尊重。

作為會(huì)議的負(fù)責(zé)人，總經(jīng)理應(yīng)該認(rèn)真聽取各方面的意見。如果總經(jīng)理聽了一部分人的意見，故意忽略或敷衍其他人提出的意見，那么會(huì)議就會(huì)流于形式，甚至偏離主題，達(dá)不到預(yù)期的效果。這種操作方式是不可取的。(5)沒有記錄和跟蹤系統(tǒng)。

會(huì)議的討論過(guò)程和最終達(dá)成的決議沒有相關(guān)記錄，也沒有納入跟蹤系統(tǒng)，導(dǎo)致決議是否得到執(zhí)行，沒有數(shù)據(jù)可以查看執(zhí)行情況，無(wú)法對(duì)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行反饋和修正。

(6)議而不決。

會(huì)議過(guò)程中，不同意見沒有及時(shí)整理整合，但經(jīng)過(guò)各方討論無(wú)法形成決議。

如果總經(jīng)理想提高自己的管理能力，就必須注意這些常見的問題。只有正視導(dǎo)致會(huì)議達(dá)不到預(yù)期效果的原因，才能找到解決辦法，讓會(huì)議真正有成效。

對(duì)于總經(jīng)理來(lái)說(shuō)，管理會(huì)議的根本可行方法是建立一個(gè)有效的會(huì)議管理系統(tǒng)。

第一，讓會(huì)議時(shí)間與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)節(jié)奏保持一致。它是會(huì)議總經(jīng)理管理的一種手段，在企業(yè)中，管理是為企業(yè)服務(wù)的。因此，總經(jīng)理在召開會(huì)議時(shí)，一定要使會(huì)議時(shí)間與企業(yè)經(jīng)營(yíng)節(jié)奏保持一致，合理避開企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)密集期的會(huì)議安排，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

總經(jīng)理需要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，把握企業(yè)運(yùn)行的規(guī)律。通常以一年為周期總結(jié)運(yùn)行規(guī)律。

第二，避免臨時(shí)會(huì)議，合理規(guī)劃定期會(huì)議。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，過(guò)多的臨時(shí)會(huì)議對(duì)企業(yè)的傷害是很大的。因?yàn)榕R時(shí)會(huì)議的召開往往意味著突發(fā)事件的出現(xiàn)，會(huì)打亂所有與會(huì)人員原有的安排，進(jìn)而打亂企業(yè)內(nèi)部管理，影響具體業(yè)務(wù)的運(yùn)作。因此，總經(jīng)理必須盡量減少事先可以預(yù)料到的突發(fā)事件，減少臨時(shí)會(huì)議的次數(shù)。另外，也要思考如何讓一些事情更有計(jì)劃性，把可以考慮清楚的會(huì)議提前計(jì)劃好。這樣企業(yè)各部門可以提前安排時(shí)間，也方便提前收集分析信息。

第三，會(huì)議期間，專注決策。在會(huì)議期間，總經(jīng)理應(yīng)該引導(dǎo)會(huì)議更多地關(guān)注決策而不是討論。英國(guó)吉百利斯威茲公司對(duì)其高層會(huì)議做了兩個(gè)小改動(dòng)，但正是這兩個(gè)顯著的小改動(dòng)大大提高了會(huì)議決策的質(zhì)量和速度:一是為了讓與會(huì)者盡快熟悉戰(zhàn)略問題，要求至少在會(huì)議開始前五天將所有閱讀材料分發(fā)給他們；第二，在閱讀材料上附上標(biāo)準(zhǔn)封面，注明會(huì)議的目的——分享信息、討論和辯論，或者行動(dòng)和決策，會(huì)標(biāo)上& ldquo行動(dòng)與決策& rdquo為話題留出更多的時(shí)間。

第四，時(shí)間分配要滿足企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)的發(fā)展是由多個(gè)業(yè)務(wù)部門合作完成的，所以總經(jīng)理對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理不能受個(gè)人喜好或其他原因的影響，造成各方面時(shí)間分配不合理。在企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，需要確定合適的會(huì)議頻率，既落實(shí)了企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展，又避免了管理的盲區(qū)，從而促進(jìn)了企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五，將決定貫徹到底。成功的總經(jīng)理總是善于把資源分配和戰(zhàn)略批準(zhǔn)聯(lián)系起來(lái)，這樣決策才能付諸行動(dòng)。例如，在ABN Amro和加拿大鋁業(yè)，會(huì)議的決策結(jié)果以正式合同的形式呈現(xiàn)，明確指出執(zhí)行決策所需的資源(時(shí)間、人才和資金)以及管理層承諾的財(cái)務(wù)目標(biāo)，從而有利于決策的執(zhí)行。

會(huì)議管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，掌握會(huì)議管理的技巧非一日之功?？偨?jīng)理在日常經(jīng)營(yíng)中要有意識(shí)地鍛煉這種能力。

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