會議是管理者開展管理工作的必要媒介，是每個管理者必須重視的問題。美國國際決策中心曾對全球3000家大型企業(yè)的CEO做過調(diào)查，結(jié)果顯示，這些領(lǐng)導(dǎo)80%的工作時間都花在了開會上。由此可見，如果總經(jīng)理不具備一定的會議管理能力，將會大大降低其工作效率，影響企業(yè)的管理。

要有效管理會議，提高會議質(zhì)量，首先要知道是什么原因?qū)е聲h達不到預(yù)期效果?？梢詮臅h的方式和內(nèi)容入手，考慮人、事、衣、地等因素，征求相關(guān)人員的意見，進而找出會議無效的原因。

(1)會議目標不明確。

總經(jīng)理會議可以分為許多目的，如信息交流、重點實施跟蹤、政策宣布、信息通報、討論和聽取報告?？偨?jīng)理在召開會議之前，一定要明確召開會議的真實目的和想要達到的預(yù)期目標。

(2)沒有議程設(shè)置。

議程的設(shè)置直接影響會議預(yù)期目標的實現(xiàn)。如果總經(jīng)理在沒有確定議程的情況下匆忙召開會議，會導(dǎo)致與會者各說各的話，在會議過程中漫無目的。因此，無論會議的形式和會期長短如何，都應(yīng)該盡早設(shè)定議程，這樣會議才能更快進入主題，與會者才能明白自己需要扮演的角色。

(3)參與者不知道角色功能。

通知了參加會議的員工，他們不知道為什么會被列為參會人員，也不清楚會議的內(nèi)容和要做哪些準備。正是因為事先不知道自己的角色，所以在會議中無法積極主動，更不用說及時回應(yīng)會議內(nèi)容了。因此，總經(jīng)理在召開會議時，要提前告知與會者會議的主題，讓與會者明確自己的角色。

(4)意見不被尊重。

作為會議的負責人，總經(jīng)理應(yīng)該認真聽取各方面的意見。如果總經(jīng)理聽了一部分人的意見，故意忽略或敷衍其他人提出的意見，那么會議就會流于形式，甚至偏離主題，達不到預(yù)期的效果。這種操作方式是不可取的。(5)沒有記錄和跟蹤系統(tǒng)。

會議的討論過程和最終達成的決議沒有相關(guān)記錄，也沒有納入跟蹤系統(tǒng)，導(dǎo)致決議是否得到執(zhí)行，沒有數(shù)據(jù)可以查看執(zhí)行情況，無法對執(zhí)行過程進行反饋和修正。

(6)議而不決。

會議過程中，不同意見沒有及時整理整合，但經(jīng)過各方討論無法形成決議。

如果總經(jīng)理想提高自己的管理能力，就必須注意這些常見的問題。只有正視導(dǎo)致會議達不到預(yù)期效果的原因，才能找到解決辦法，讓會議真正有成效。

對于總經(jīng)理來說，管理會議的根本可行方法是建立一個有效的會議管理系統(tǒng)。

第一，讓會議時間與業(yè)務(wù)運營節(jié)奏保持一致。它是會議總經(jīng)理管理的一種手段，在企業(yè)中，管理是為企業(yè)服務(wù)的。因此，總經(jīng)理在召開會議時，一定要使會議時間與企業(yè)經(jīng)營節(jié)奏保持一致，合理避開企業(yè)經(jīng)營活動密集期的會議安排，并進行適當調(diào)整。

總經(jīng)理需要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，把握企業(yè)運行的規(guī)律。通常以一年為周期總結(jié)運行規(guī)律。

第二，避免臨時會議，合理規(guī)劃定期會議。對于一個企業(yè)來說，過多的臨時會議對企業(yè)的傷害是很大的。因為臨時會議的召開往往意味著突發(fā)事件的出現(xiàn)，會打亂所有與會人員原有的安排，進而打亂企業(yè)內(nèi)部管理，影響具體業(yè)務(wù)的運作。因此，總經(jīng)理必須盡量減少事先可以預(yù)料到的突發(fā)事件，減少臨時會議的次數(shù)。另外，也要思考如何讓一些事情更有計劃性，把可以考慮清楚的會議提前計劃好。這樣企業(yè)各部門可以提前安排時間，也方便提前收集分析信息。

第三，會議期間，專注決策。在會議期間，總經(jīng)理應(yīng)該引導(dǎo)會議更多地關(guān)注決策而不是討論。英國吉百利斯威茲公司對其高層會議做了兩個小改動，但正是這兩個顯著的小改動大大提高了會議決策的質(zhì)量和速度:一是為了讓與會者盡快熟悉戰(zhàn)略問題，要求至少在會議開始前五天將所有閱讀材料分發(fā)給他們；第二，在閱讀材料上附上標準封面，注明會議的目的——分享信息、討論和辯論，或者行動和決策，會標上& ldquo行動與決策& rdquo為話題留出更多的時間。

第四，時間分配要滿足企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)的發(fā)展是由多個業(yè)務(wù)部門合作完成的，所以總經(jīng)理對各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理不能受個人喜好或其他原因的影響，造成各方面時間分配不合理。在企業(yè)的各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，需要確定合適的會議頻率，既落實了企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展，又避免了管理的盲區(qū)，從而促進了企業(yè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

第五，將決定貫徹到底。成功的總經(jīng)理總是善于把資源分配和戰(zhàn)略批準聯(lián)系起來，這樣決策才能付諸行動。例如，在ABN Amro和加拿大鋁業(yè)，會議的決策結(jié)果以正式合同的形式呈現(xiàn)，明確指出執(zhí)行決策所需的資源(時間、人才和資金)以及管理層承諾的財務(wù)目標，從而有利于決策的執(zhí)行。

會議管理是一項極其復(fù)雜的工作，掌握會議管理的技巧非一日之功?？偨?jīng)理在日常經(jīng)營中要有意識地鍛煉這種能力。

華企顧問,11年專注企業(yè)一體化經(jīng)營管理系統(tǒng)培訓(xùn)落地,公司專業(yè)從事總裁班培訓(xùn)、中小企業(yè)管理培訓(xùn)、老板培訓(xùn)、中高管培訓(xùn)、總裁班課程培訓(xùn)、企業(yè)總裁培訓(xùn)、企業(yè)管理培訓(xùn)、企業(yè)老總培訓(xùn)、中高層管理培訓(xùn)、企業(yè)管理人員培訓(xùn)、企業(yè)中層管理培訓(xùn)、企業(yè)管理層培訓(xùn)等多種高級職業(yè)培訓(xùn)課題,為企業(yè)打造精英團隊,企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)落地。