有效信息溝通的障礙主要來自組織和個(gè)人，但最終溝通成功與否取決于信息發(fā)送者和信息接收者。因此，為了克服溝通障礙，實(shí)現(xiàn)有效的溝通，管理者必須作為信息的發(fā)送者或信息接收者的組織成員，掌握和發(fā)展特定的溝通技能。

　　(a)作為信息發(fā)送者的溝通技巧

　　有效的信息溝通取決于信息發(fā)送者有效地向組織內(nèi)外的人發(fā)送信息的能力?，F(xiàn)在，讓我們逐一看看有助于信息發(fā)送者有效發(fā)送信息的7種技術(shù)。

　　1.發(fā)送明確完整的信息

　　當(dāng)發(fā)送的信息便于收件人理解和理解時(shí)，信息是明確的。當(dāng)發(fā)送方和接收方包含達(dá)成協(xié)議所需的所有信息時(shí)，信息是完整的。因此，信息發(fā)送者必須考慮接收者如何理解信息，并修改信息以消除誤解和混亂。

　　2.將信息編譯成收件人容易理解的傳輸符號(hào)

　　發(fā)件人在編碼信息時(shí)，必須使用收件人能夠理解的符號(hào)或語言。例如，向母語不是英語的收件人發(fā)送英語信息時(shí)，應(yīng)使用常用單詞，以避免使用閑適的詞匯。向其他職業(yè)、團(tuán)體、組織的成員發(fā)送信息時(shí)，不要使用專業(yè)術(shù)語。

　　3.選擇適當(dāng)?shù)膫鬏斀橘|(zhì)

　　使用語言通信時(shí)，信息發(fā)送者可以從面對面通信、書面信函、電話、電子郵件、視頻會(huì)議等多種通信媒體中進(jìn)行選擇。在選擇這些介質(zhì)時(shí)，信息發(fā)送者必須考慮所需信息的空閑、時(shí)間限制、書面或電子記錄。選擇通信媒體時(shí)，主要要考慮的是信息的性質(zhì)。也就是說，是否是個(gè)人，重要性如何，是否不正常，是否產(chǎn)生誤解，是否需要進(jìn)一步澄清。那樣的話，最好面對面溝通。

　　4.選擇收件人可以監(jiān)視的介質(zhì)

　　在選擇媒體時(shí)，信息的發(fā)送者需要考慮的因素之一是這個(gè)媒體是否受到接收者的關(guān)注，每個(gè)人對他們感興趣的媒體都不一樣。因?yàn)橛行┤讼矚g用電子郵件，幾乎每隔幾個(gè)小時(shí)就會(huì)注意一次，有些人喜歡面對面溝通，很少打電話或看郵件，所以信息發(fā)送者一定要注意收件人是否關(guān)心你選擇的媒體。另一個(gè)需要考慮的因素是收件人是否有限制解碼特定信息的能力的特定方面的缺陷。例如盲人不能閱讀書面信息。

　　5.避免信息過濾和曲解

　　如果信息發(fā)送者錯(cuò)誤地認(rèn)為接收者不需要或不希望接收該信息，發(fā)送者將保留部分信息，從而引發(fā)信息過濾。信息過濾發(fā)生在組織的各個(gè)層次以及垂直和水平通信中。信息經(jīng)過一系列發(fā)送者和接收者發(fā)生了有意義的變化，信息曲解發(fā)生了。有些信息的曲解是偶然的，但有些信息的曲解是故意的。如何避免信息過濾和信息曲解？組織必須建立信任，在信任和公平的環(huán)境中，信息發(fā)送者可以最大限度地減少信息過濾和曲解。消息必須包含反饋機(jī)制。

　　反饋是有效溝通所必需的。發(fā)送消息時(shí)，發(fā)送者可以請求消息反饋，并知道何時(shí)或以何種方式收到或理解了信息。總之，通過在消息中包含這些反饋機(jī)制，發(fā)送者可以接收和理解自己的信息。

　　7.提供準(zhǔn)確的信息

　　小道消息也稱為小道消息，是組織成員關(guān)心的、沒有準(zhǔn)確來源的非正式信息。一旦登場，謠言傳播得很快，相關(guān)主題往往是組織成員認(rèn)為最重要、最有趣的主題。但是，如果傳聞是假的、惡意的或毫無根據(jù)的，就可能誤導(dǎo)或構(gòu)成對個(gè)別職員或組織的損害。此時(shí)，管理者應(yīng)該以236為信息發(fā)送者，發(fā)布準(zhǔn)確的信息，防止誤導(dǎo)性謠言的傳播。

　　(b)作為信息接收者的溝通技巧

　　發(fā)送消息時(shí)，管理員也會(huì)收到很多信息。因此，管理者必須具備并培養(yǎng)使自己成為有效溝通者的溝通技能。

　　1.集中注意力

　　由于扮演著多種角色，承擔(dān)著多種任務(wù)，管理者經(jīng)常要同時(shí)思考過程和各種事情。由于要應(yīng)對不同的事情，管理者有時(shí)對收到的信息沒有給予足夠的注意。很多時(shí)候會(huì)造成通信障礙，所以管理者作為信息接收者必須重視的是注意力。

　　2.成為最好的傾聽者

　　要想成為好的溝通者，首先要成為好的傾聽者。作為信息接收者的管理者，這也是面對面和電話溝通中的基本技能。要成為好的聽眾，管理者必須做好以下幾件事。

　　第一、管理者不會(huì)隨便打斷別人的話。

　　第二、管理者要和演講者對視。

　　第三、收到信息后，管理者必須對模糊或混亂的部分提出質(zhì)疑。

　　第四、管理者要用自己的語言解釋，重復(fù)信息內(nèi)容，指出演講者認(rèn)為最重要的、復(fù)雜的、可以做出其他解釋的地方。這些反饋要素是成功溝通的關(guān)鍵。

　　3.共情

　　所謂的共情是我們經(jīng)常說的共情思維。作為收信人的管理者，不僅僅是從自己的角度，而是從信息發(fā)送者的感受和描述中理解信息時(shí)，會(huì)產(chǎn)生共鳴。共情是成功溝通中非常重要的因素，因此管理者在與人溝通的過程中必須投入更多的感情，能夠站在對方的立場上思考。

　　4.了解語言樣式

　　語言風(fēng)格是人們說話時(shí)的獨(dú)特方式。語言風(fēng)格的因素包括聲調(diào)、速度、音量、停頓、直白或含蓄、造詞、提問方式、笑話和其他語言方式。語言風(fēng)格不同，人們不理解這些差異，就會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤的溝通。

　　(1)語言的跨文化差異。日本的管理者在與高層管理者或地位較高的人說話時(shí)，似乎比美國管理者更正式、更尊重上級(jí)。相反，美國的管理者在對話時(shí)比較隨意，意見不同時(shí)甚至開始吵架。另外，對話時(shí)對話雙方的身體距離也有差異。美國人距離比較大，巴西人距離比較近。同時(shí)，美國人比較直率，但日本人含蓄。美國人強(qiáng)調(diào)個(gè)人主義，善于自我表達(dá)，日本人提倡集體主義和集體主義，追求集體歸屬感。因此，在溝通中，如果管理者能夠理解這些跨文化差異，就可以避免文化差異造成的溝通障礙。當(dāng)然，了解世界上各種文化的差異不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的，而是需要長期的有意識(shí)的積累。

　　(2)語言的性別差異。根據(jù)彈能和其他語言學(xué)家的研究，男人和女人的語言風(fēng)格在各文化和語言上都有差異。因?yàn)槭煜じ髯缘恼Z言風(fēng)格，所以與異性對話時(shí)語言風(fēng)格的差異會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤的溝通。一般來說，男性溝通的方式強(qiáng)調(diào)地位的差異和相對實(shí)力，而女性的溝通方式強(qiáng)調(diào)相似性，不重視個(gè)人實(shí)力。因此，管理者在溝通中要準(zhǔn)確把握這些性別差異，避免錯(cuò)誤溝通。

　　(3)管理語言風(fēng)格差異。管理者不能指望改變?nèi)藗兊恼Z言風(fēng)格，要理解這種差異。比如說，你知道有些女性不愿意在會(huì)議上講話，這并不意味著沒有話可說，而是語言風(fēng)格的差異，需要確保管理者有說話的機(jī)會(huì)。如果知道有些人不想獲得榮譽(yù)，管理者就要特別謹(jǐn)慎，把榮譽(yù)授予應(yīng)得的人。泰坦指出：“對話是管理工作的源泉，要知道不同人表達(dá)意思的方式不同，才能利用不同語言風(fēng)格的人的潛力。”

管理者要有效的溝通技巧

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